Ciao a tutti, finalmente ho un po’ di tempo per parlarvi della nostra esperienza nell’organizzazione di un evento, il Disruptive Technologies Conference (DTC). È stata dura, ma alla fine ce l’abbiamo fatta!

Questo post-mortem, come tutti quanti gli altri (come questo o quest’altro) sarà nella mia adorata forma a domande & risposte… cosa state aspettando? Incominciate a leggere!

Cos'era il DTC?

Il DTC era un evento dedicato a parlare delle tecnologie disruptive. Volevamo tenerlo nella nostra città (Torino) perché vogliamo creare qui un polo dedicato alla VR, vogliamo creare una community locale dedicata alla realtà virtuale. Ma non volevamo che questo evento fosse focalizzato solo sulla VR, volevamo fare una conferenza di più ampio respiro, così abbiamo incluso nell’agenda anche la AR e i dispositivi per leggere le onde cerebrali. Si è tenuta il 23 settembre 2016 a Torino, dentro le sale dell’incubatore locale (I3P).

È stato il primo evento che voi abbiate mai organizzato?

Assolutamente sì. Avevamo già partecipato ad altri eventi come speaker, ma questo è stato il primo completamente organizzato da Immotionar. Ovviamente Beps ci ha dato una grande mano ad organizzarlo.

Qual è stata la parte più difficile nell’organizzare l’evento?

Beh, organizzare un evento, anche se così piccolo, non è così facile come si possa pensare. Ogni più piccolo aspetto dell’evento può essere una seccatura. Cose come organizzare il pranzo, coordinare gli speaker, controllare che ogni cosa sarà al proprio posto nella location dove si terrà l’evento, fanno perdere un sacco di tempo.

La parte più difficile a mio parere è stata la gestione del budget. Abbiamo iniziato ad organizzare l’evento troppo tardi (il primo settembre, quando l’evento era solo tre settimane dopo), a causa della partecipazione all’EIA e delle vacanze, così abbiamo dovuto fare tutto di corsa. Il problema è che se vuoi chiedere ad alcuni grandi nomi della VR (come Unity, Razer, Leap Motion, ecc.) di sponsorizzarti, devi avanzare questa richiesta mesi prima dell’evento (alcuni dicono 6 mesi prima), altrimenti loro ti risponderanno che non hanno più budget da potervi dedicare. E questo è esattamente ciò che ci è successo: per esempio Unity è stata molto disponibile con noi, ma ha rifiutato di essere sponsor a causa dello scarso tempo di preavviso. Avere pochi sponsor significa avere poco budget, così abbiamo dovuto fare dei compromessi per il pranzo che abbiamo offerto, per la location e per le pause caffè che non abbiamo offerto. Un grazie di cuore agli sponsor che hanno accettato comunque la nostra proposta, come Jetop.

Qui la lezione che abbiamo imparato duramente è: se vuoi organizzare un evento, inizia ad organizzarlo da 6 mesi prima.

Quando il 23 settembre è arrivato, come vi sentivate?

Molto stanchi e stressati. I giorni precedenti sono stati molto duri, perché abbiamo dovuto accertarci che tutto avrebbe funzionato per gli speaker e per il pubblico: abbiamo fatto molte riunioni, mandato molte mail e fatto molte prove per verificare che lo streaming verso YouTube funzionasse come ci aspettavamo.

Ad ogni modo, grazie a questo lavoro fatto a priori, eravamo quasi sicuri che avrebbe funzionato tutto. Qui la lezione è: lavora duramente i giorni precedenti l’evento, per essere sicuro che il giorno dell’evento tutto sia organizzato in modo da funzionare perfettamente. Sembra ovvio, ma è importante sottolinearlo.

È andato tutto secondo i piani?

Ovviamente no :-). Puoi lavorare il più duramente possibile per far andare tutto a posto, ma Murphy con le sue leggi verrà comunque e ti rovinerà qualcosa.

Prima di tutto, il cibo per il pranzo è arrivato in ritardo. Quando lo abbiamo scoperto eravamo abbastanza spaventati, perché era ora di pranzo, la gente era affamata e non sapevamo come distrarla. Non puoi salire sul palco e dire "OK, adesso sarebbe ora di pranzo, ma non c’è ancora nessun pranzo quindi staremo qui immobili ad aspettare il cibo!". Devi trovare un modo per far sì che la gente non si accorga che c’è un problema. Gianni ha avuto un’idea meravigliosa e ha detto allo speaker dell’ultima sessione di andare avanti e fare una demo sul palco: questo è stato stra-utile per tenere la gente lì a guardare la sessione, mentre noi, dietro le quinte, provavamo a sistemare le cose per il pranzo. Alla fine il cibo è arrivato e pochissime persone si sono accorte che c’era stato qualche problema. Fiuuuuu.

Alcuni speaker sono venuti con tutto il materiale sui loro portatili, nonostante il fatto che gli fosse stato detto di dare a noi tutto il materiale in anticipo, perché dovevamo lanciare tutto dal PC che stava effettuando lo streaming su YouTube. Anche in questo caso, Gianni ha avuto una grande idea e ha usato Remote Desktop per far sì che gli speaker potessero usare i loro PC tramite il PC di streaming.

Il setup per il device della lettura delle onde cerebrali ha richiesto più tempo del previsto e il pubblico ha iniziato a rumoreggiare. Io mi sono reso conto che questo non era positivo, così ho preso il microfono e sono andato sul palco a intrattenere il pubblico dicendo… cose. Beh, mi sentivo come i commentatori delle partite di calcio quando la partita è particolarmente noiosa e loro devono dire qualcosa giusto per riempire i momenti vuoti e non far addormentare le persone davanti alla TV. Ho iniziato a dire cose riguardanti il talk successivo, magari cose stupide ma che hanno tenuto il pubblico calmo fino al momento in cui tutto è tornato a posto.

La lezione è sempre la stessa di ogni post-mortem: siate preparati, perché sh*t will happen. Sempre. E dovete tenere il sangue freddo, pensare molto velocemente e risolvere il problema. Venite fuori con una soluzione, magari anche non quella più intelligente… magari non quella che ti fa apparire intelligente (come io che dico cose a caso sul palco), ma con qualcosa CHE FUNZIONI.

OK, ma c’è qualcosa che è andato bene?

Quasi tutto. Siamo andati tutto-esaurito in 10 giorni, e abbiamo avuto più di 100 persone in sala e più di 130 in streaming. Sono numeri ottimi per un evento locale.

Ci sono stati solo piccoli inconvenienti e molte persone ci hanno fatto i complimenti per come l’evento è andato: gli argomenti erano super-interessanti; molte persone hanno potuto provare gli HoloLens, i dispositivi per leggere le onde cerebrali o la nostra soluzione ImmotionRoom per la prima volta nella loro vita; molti speaker dalle startup o dalle community (come CreHome) erano felici di aver scambiato biglietti da visita con altre persone nella stanza.

È stato un evento super! Questo grazie al fatto che abbiamo proposto molti argomenti interessanti e che abbiamo speso molto tempo per organizzarlo nella maniera giusta.

Come è andato il vostro speech?

Bene, Gianni ha parlato della differenza tra AR e VR e io ho parlato di come sviluppare per la VR utilizzando Unity. Poi abbiamo mostrato la nostra soluzione ImmotionRoom. I nostri talk sono andati stra-bene! Nessun problema con il microfono, il pubblico o le demo. Le persone ne sono state interessate.

Qualche storia divertente da aggiungere?

Beh, nel pomeriggio volevo provare moltissimo i dispositivi per leggere le onde cerebrali e ho chiesto a Sebastiano Galazzo di provare un piccolo gioco fatto da lui dove c’è una lumachina sulla parte sinistra dello schermo, che si muove verso destra solo se sei concentrato su qualcosa. Bene, io l’ho provato, ma… la lumachina non si muoveva in nessun modo!

Poi alcune persone hanno provato ad aiutarmi a concentrami, ma la lumachina continuava a muoversi e fermarsi... e alla fine Sebastiano scherzando mi ha detto: "Sei uno psicopatico con dei disturbi dell’attenzione!!". Aahahahahaha OK, penso che sia vero :-)

Cosa ti ha lasciato questo evento?

Prima di tutto, la consapevolezza che siamo in grado di organizzare dei buoni eventi… e la volontà di organizzarne uno più grande ed importante nel futuro.

Poi la consapevolezza che c’è molto interesse riguardo all’AR e alla VR.

Infine alcuni utili contatti per progetti futuri per la nostra startup!

Alcune considerazioni finali da aggiungere?

Siamo stati molto felici di questo evento. Vogliamo ringraziare tutti gli speaker (potete leggere i loro nomi sul sito ufficiale dell’evento… dove potete trovare anche i link alle slide e al video con la registrazione di tutto l’evento) e in particolar modo Clemente Giorio perché mi ha fatto provare gli Hololens per molto tempo ;) ; e grazie mille anche agli amici che sono venuti a vederci (come Andrea, Claudia e Davide che abbiamo conosciuto all’EIA… o Max con cui stiamo facendo il nostro gioco demo).

Spero di vedere tutti voi al nostro prossimo evento!